個人のオフィス移転や、企業のオフィス移転の担当になった場合、まず何をしなければいけないか悩むと思います。
移転作業で必要なことは理解していてもそれをいつまでに、どのようにといった具体的に落とし込むのは大変です。
ここではそんなオフィスの移転について、作業内容をスケジュールでリストにしてご紹介します。
オフィスの移転が決まった際にスケジュールづくりに困っている人は参考にしてみて下さい。
目次
オフィス移転のスケジュール
まず、オフィスの移転が決まったときの大まかな流れををご紹介します。
オフィスの移転にはとてもたくさんの作業があり、細かく見ていくと混乱してしまいますので、作業を分類してスケジュールに落とし込むことから始めましょう。
移転にかかる日数は6か月を目安に
オフィスの移転が決まったら移転期間として最低6か月は必要と考えておきましょう。
移転には現在のオフィスの原状復帰から、移転先のレイアウトなど様々なことに時間がかかります。
仕事をしながらの作業となりますので、できるだけ準備日数には余裕を持たせた方が良いです。
トラブルが起こることも想定しながらスケジュールを組んでいきます。
移転先の決定
オフィスの移転で移転先を決める際は、「なぜ移転するのか」という目的を明確にしておくことが重要です。
それにより移転先を決める必要があるからです。
例えば、「従業員数が増えてオフィスが狭くなったので広い場所に移りたい」や、「仕事の効率化のために交通のアクセスのいい場所に移りたい」などの目的を明確にすることでどのような場所を選べばいいか移転先選択の際の重要ポイントがはっきりすると思います。
これにより、立地、最寄り駅、駅からの距離、近隣の施設、他のテナント状況など条件の優先度も決まってくるでしょう。
1か月ごとのスケジュールを決める
移転先が決まったら、移転当日までのスケジュールを1か月ごとにまとめていきましょう。
まず移転に関わるスタッフ数、スタッフミーティングの方法、予算の確認、新旧オフィスの契約条件の確認、新オフィスのレイアウト作成等を決め、移転までのスケジュールを作成しておきます。
オフィス移転の6か月前には、現オフィスの解約通知を出します。
これは解約通知を出してから移転までの日数が契約で決まっている場合があり、6か月より前に解約ができないことがあるからです。
契約時の詳細を確認し、解約が成立してからスケジュールの作成に入りましょう。
また、注意することとして、現オフィスの現状復帰は契約期間中に終わらせなくてはいけないということです。
こちらも頭に入れてスケジュールの作成を行って下さい。
オフィス移転<5か月～4か月前に行うこと>
次は実際にスケジュールに沿って行う作業についてご紹介します。
原状復帰
移転の5か月から4か月前には、現在のオフィスの原状復帰を依頼する業者の選定を行います。
作業内容や、金額の見積など、後々のトラブルにならないように内容はしっかり確認しておきましょう。
契約内容の確認
新オフィスの契約内容も把握しておきます。契約期間、共益費の有無、敷金の返還、フリーレント期間の有無など細かい点もはっきりさせておかないとトラブルにつながります。
この際に金額の交渉ができる場合もありますので、コスト面で不安がある場合は相談してみるのも良いと思います。
新オフィスのレイアウト
新オフィスのレイアウトも考えておく必要があります。
現在のオフィスで問題となっていた点や、改善したい点を反映させる必要があります。解決策がわからない場合は専門業者に相談してみるのも良いでしょう。
レイアウトの作成ではオフィスの導線を意識して考えると効率的なレイアウトになります。
オフィス移転<3か月～2か月前に行うこと
廃棄物と運ぶものの分別
移転作業の規模を把握するためにも現在使用しているもので廃棄するもの、引き続き使用するもの（運ぶもの）を把握しておきます。
これにより移転作業の費用も変わってきますので、引っ越し業者の見積額もはっきりしてきます。
無駄に廃棄してしまったり、運んだ後で廃棄することにならないようにしっかり分類しておきましょう。
新オフィスで購入が必要なもの
運ぶ荷物が決まったら、新オフィスで新たに購入が必要なものも見えてきます。
レイアウトに沿って、新オフィスに合ったサイズや、形状、必要なスペックなどを考えて当日混乱が起こらないように気を付けましょう。
電話回線・コピー機移転手配・電話番号変更に伴う連絡、印刷物の準備
電話回線や、コピー機などの事務機器の移転手配を行います。
電話番号が変更になる場合は印刷物の記載変更が必要になります。また取引先に移転連絡が必要ですので、印刷物の準備をしておきましょう。
オフィス移転<1か月前に行うこと>
新オフィスの内装工事・電気・LAN環境などの確認
移転1か月前には新オフィスの内装工事や、電気・LAN設備の工事などに入ります。
インターネット開設工事は1か月ほどかかる場合もありますので、早めに対応しておきましょう。
官公庁への届け出
法務局・税務署・消防署・郵便局など官公庁への届け出の提出をすすめていきます。
このような手続きは多岐にわたり、非常に複雑な場合もありますので、漏れの内容にひとつひとつ順番にすすめていきましょう。
チェック表などを作成するのもいいと思います。届け出の終わったもの、まだのものが分かりやすくなります。
また、入居審査や、契約締結時には決算書・事業計画書や、商業登記簿謄本や印鑑証明書が必要になる場合もありますのであらかじめ準備しておきましょう。
新オフィスのレイアウトに基づいた必要機器の購入準備
新オフィスの必要機器の購入もすすめておきましょう。
時間に余裕があれば製品の検討もゆっくりできますので早めに準備しておくと良いです。
ただし、内装工事の状況によって当初計画から修正が入る場合がありますので、あまり早めに購入を決めてしまうと変更がきかなくなってしまいますので注意が必要です。
旧オフィスの原状復帰作業の確認
旧オフィスの原状復帰の進行状況にも気を配らなくてはいけません。
原状復帰工事は賃貸借契約書の内容を確認し、どこまで行うか確認しておきましょう。
工事を行う時に不要な建築資材や、産業廃棄物が発生するので、産業廃棄物回収業者の手配も忘れずに行いましょう。
【まとめ】オフィスの移転はスケジュール決めと進み具合の確認を
オフィスの移転は旧オフィスでの作業から、新オフィスの作業と多岐にわたり、細かい内容も多く、大変です。
通常業務をこなしながらとなるとさらに日数がかかります。
日にちには余裕を持って行動していきましょう。
スケジュールで進捗を確認し、ひとつずつ片づけることで作業の進み方も把握でき、やり忘れでアクシデントがおきにくくなるはずです。
